Ahorrar y tecnología

Ahorrar es el “mantra” de los tiempos actuales. Las empresas privadas han recortado costes desde hace varios años, y en algunos casos de forma radical.

Las administraciones y empresas públicas están ahora aplicándose con intensidad en el ahorro: “hacer más con menos” se repite por todos los rincones y tribunas.

Esta semana Máximo Buch, Conseller de Economía, Industria y Comercio de la Generalitat Valenciana, ha presentado en el Foro LAS PROVINCIAS / PwC unos ejes estratégicos y unas medidas de actuación entre las cuales citaba el compromiso de austeridad, reducción del déficit y simplificación de trámites.

Refiriéndonos a las tecnologías de la información y las comunicaciones, es decir a la electrónica, informática y telecomunicaciones, cabe preguntarse si el dinero que ponemos en ellas supone un gasto imprescindible, una inversión productiva o un derroche innecesario.

¿Se puede ahorrar en tecnología? claro que si.
¿Se puede ahorrar con la tecnología? por supuesto, y mucho además.

Empecemos por la primera cuestión: ahorrar en tecnología.

Las telecomunicaciones, la informática y la electrónica hace 10 años eran mucho más caras que ahora, entre un 12% y 154%. Se trata de los dos únicos subgrupos de productos que son deflacionistas en el IPC publicado por el INE. No obstante, a pesar del abaratamiento de los precios, los presupuestos en informática y telecomunicaciones de muchas empresas y administraciones han aumentado.

Tanto los particulares como las empresas y entidades usamos ahora mucho más las telecomunicaciones y la informática. Su uso sustituye a menudo otros gastos, como más adelante veremos. Pero a veces el gasto es inadecuado e ineficiente. Los fabricantes y las operadoras tienen entre sus objetivos ganar cuanto más mejor, no lo olvidemos, y somos nosotros quienes tenemos que poner inteligencia en nuestras compras de tecnología, como de cualquier otra cosa.

Tanto a nivel empresarial como en las Administraciones Públicas existen iniciativas para comprar con acierto, como son las Centrales de Compras y Contratación. Si a ello se une una buena especificación de la compra o el contrato y una vigilancia cualificada en la ejecución del servicio y su facturación, las posibilidades de ahorro son mucho mayores.

Los particulares pueden ahorrar con medidas sencillas de poner en marcha.

Una de ellas: pedir a nuestra operadora el bloqueo de los mensajes “Premium”: abundan en telefonía móvil pequeños fraudes tales como los servicios de recepción de mensajes “premium”. Sin darnos cuenta, a menudo con prácticas fraudulentas, algunas empresas nos dan de alta en servicios que generan unos gastos de forma acumulada de unos 40 o 50€ al mes. Esas cantidades pueden pasar desapercibidas si no analizamos la factura. En este caso el peligro viene de empresas externas a los operadores.

Otro peligro es el uso de los móviles en el extranjero. El acceso a Internet con móviles y tabletas en itinerancia (“roaming” = conexión a redes de datos en el extranjero) puede suponernos un buen susto. Como medida de precaución es mejor usar en los viajes estos aparatos solo con WiFi o asegurarnos de haber contratado un bono de “roaming de datos” que en cualquier caso siempre tendrá un consumo limitado que impone moderación.

Si a pesar de las precauciones sufrimos excesos de facturación, es bueno saber que la Comisión Europea ha establecido un límite por defecto de 50€/mes para facturación de datos en itinerancia, siendo responsabilidad del operador el cortar el servicio al alcanzarlo, salvo que hayamos establecido otro límite.

Si hay problemas reclamemos primero a nuestro operador y si tras un tiempo no nos resuelve el problema acudamos a una asociación de consumidores o al servicio del Ministerio de Industria para estos casos en www.usuariosteleco.es

En cuanto a la segunda cuestión sobre si se puede ahorrar con la tecnología, la respuesta es sí, es posible ahorrar mucho y además se puede obtener una mayor productividad con los mismos recursos de personas y capital.

Pero para ello no basta con comprar la tecnología a toneladas. Hay que rediseñar los procesos, conociendo las tecnologías existentes, y seleccionar las más adecuadas para cada caso. Aunque hay situaciones que se repitan, cada empresa, cada entidad, puede tener sus particularidades y muy especialmente se ha de tener en cuenta al equipo de personas usuarias en cuya voluntad y preparación reside el éxito o el fracaso para el resultado final de lograr esos ahorro y eficiencia deseados.

Hay ejemplos claros de ineficiencia: en el foro de la Semana Informática hace unos días se contó como anécdota la existencia de ocho aplicaciones distintas para control de presencia y horario en la Generalitat Valenciana: sin duda ahora sobran siete, y será por poco tiempo, ya que se está poniendo remedio.

Hay que ser cuidadosos en la informatización de un proceso y no hacerlo sin comprender bien las funciones en dicho proceso de los administrativos, técnicos y profesionales especializados que estén involucrados. Los procesos pueden y deben cambiar mucho al introducir un formulario electrónico o al digitalizar un expediente. El tiempo y motivación de los profesionales especializados no debe malgastarse en “peleas” continuas con las aplicaciones. Siempre se dice que la informatización ha de estar al servicio del usuario, pero éste muchas veces no lo vive así, sino como una imposición que le entorpece. Las aplicaciones de consumo más exitosas marcan el camino; cuanto más intuitivo, adaptado y fácil de utilizar es un programa, menos “fricción” se produce, lo que equivale a un mayor éxito.

Hay que estar atentos a las maniobras de marketing envolvente por parte de fabricantes y operadores. Unos y otros tienen departamentos especializados en vender más y mejor. A menudo presentan los conceptos tecnológicos como asuntos novedosos y superiores a los de su competencia y resulta difícil especificar una solución homologable para un proceso de compra en el que se puedan comparar precios, rendimientos y utilidades.

Por otra parte no es fácil estar al día, la tecnología avanza rápido, y algunos malos vendedores se encargan de adornar sus ofertas e intentan acelerar las compras presionados por sus objetivos internos cortoplacistas.

Ante esta realidad la tentación es rechazar toda inversión en tecnología y eso puede ser un grave error. Lo que necesitamos es entenderla en función de nuestras necesidades y elegir la más adecuada a cada caso.

Hay cientos de estudios que demuestran que el uso adecuado de la tecnología produce ahorros reales en tiempo y energía y mejoras en la productividad. Un ejemplo sencillo puede ser el coste de gestión para atender a una instancia ciudadana: en modo presencial son 80€ frente a 5€ si se realiza de forma electrónica.

Ahorrar en tecnología es posible. Ahorrar con el uso adecuado de tecnologías es necesario, imprescindible.
Querido lector, que tenga una feliz y ahorradora semana.

.-.-.

Artículo publicado en tribuna de opinión de Las Provincias el domingo 29 de abril 2012

 

 

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